企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施
2021-10-09
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企業(yè)采購(gòu)，顧名思義是指企業(yè)購(gòu)買物資（或者接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中必不可少的，由于其重要性及風(fēng)險(xiǎn)性，我們不得不慎重對(duì)待。
一、采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)
1、采購(gòu)業(yè)務(wù)部門權(quán)限界定不明確，人員權(quán)責(zé)不分明，容易影響采購(gòu)效率。
2、采購(gòu)計(jì)劃不合理，采購(gòu)數(shù)量缺少科學(xué)依據(jù)，造成庫(kù)存短缺或積壓，影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)或造成資源浪費(fèi)。
3、招投標(biāo)機(jī)制不科學(xué)導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當(dāng)，導(dǎo)致采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格虛高、出現(xiàn)舞弊行為等問(wèn)題。
4、采購(gòu)產(chǎn)品驗(yàn)收不規(guī)范，造成入庫(kù)產(chǎn)品賬實(shí)不符的情況。
5、付款審批不嚴(yán)，不嚴(yán)格按照付款審批程序容易造成資金損失。
上述風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該引起企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的重視，并采取對(duì)應(yīng)的措施規(guī)避或降低采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。那應(yīng)該怎么做呢？
二、采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施
首先，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度。重點(diǎn)要明確對(duì)應(yīng)部門及人員的工作職責(zé)和權(quán)限，做到人人知道做什么，怎么做。比如：應(yīng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，確定業(yè)務(wù)歸口部門，做到采購(gòu)業(yè)務(wù)集中管理，避免分散采購(gòu)情況的出現(xiàn)，以此達(dá)到提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本的目的。
其次，盡量做到采購(gòu)計(jì)劃安排科學(xué)化，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存量及市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，確定最佳經(jīng)濟(jì)訂貨數(shù)量，避免因采購(gòu)計(jì)劃不合理造成的庫(kù)存短缺或積壓情況。
針對(duì)招投標(biāo)方面的問(wèn)題，應(yīng)合理確定招投標(biāo)的范圍、招投標(biāo)文件制定、評(píng)標(biāo)辦法、中標(biāo)供應(yīng)商合同簽訂等管理辦法。建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估、準(zhǔn)入及清退制度，通過(guò)供應(yīng)商信息化管理體系，加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇及管理工作。同時(shí)，針對(duì)舞弊行為，企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)人員定期輪崗制度，并加強(qiáng)日常監(jiān)督管理工作。
針對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的企業(yè)驗(yàn)收制度，明確不相容崗位人員配置，設(shè)立專人負(fù)責(zé)產(chǎn)品的驗(yàn)收及入庫(kù)，以便做到采購(gòu)、驗(yàn)收人員業(yè)務(wù)分離，相互監(jiān)督。
最后企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款審批流程，明確付款環(huán)節(jié)審批人員的權(quán)限。財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格核實(shí)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同及協(xié)議、付款審批單據(jù)等相關(guān)內(nèi)容，只有審核無(wú)誤方可付款。付款過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格審查采購(gòu)發(fā)票的真?zhèn)巍⒑戏ㄓ行?，杜絕虛假發(fā)票騙取資金的情況。
企業(yè)應(yīng)設(shè)立專人，定期通過(guò)函證的方式，與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的情況。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立退貨管理制度，明確退貨條件、退貨手續(xù)、產(chǎn)品出入、貨款回收及索賠等問(wèn)題，減少該方面的經(jīng)濟(jì)損失。
（總經(jīng)理辦公室 郭冬）
