淺談辦公室工作專業(yè)化
2013年,公司定位為專業(yè)化的落實(shí)年。辦公室專業(yè)化應(yīng)包括如下幾方面。
1、文檔管理專業(yè)化:
一是檔案收集專業(yè)化。檔案是公司成長(zhǎng)發(fā)展歷程的見證,檔案的缺失有時(shí)會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的遺撼。提高檔案管理專業(yè)化認(rèn)識(shí),日常要注重原始資料的收集,對(duì)企業(yè)的重大活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的特殊事件,并通過(guò)文字、圖表、電子、影像等多種形式,留存完整的歷史記錄。二是檔案管理必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要嚴(yán)格按檔案條例及公司要求,制定統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn),做好整理、分類、保管和提供利用等工作,以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案的專業(yè)化水平克,同時(shí)服各自為術(shù)、各自為范的局面。
2、會(huì)議、文案專業(yè)化:
一次高效的會(huì)議,應(yīng)做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三方面工作。會(huì)前準(zhǔn)備要細(xì)致全面,會(huì)中服務(wù)要主動(dòng)規(guī)范,會(huì)后總結(jié)要引導(dǎo)提升。要在細(xì)節(jié)上下功夫,在流程上完善,切實(shí)杜絕形式主義,進(jìn)一步提高會(huì)議質(zhì)量,增強(qiáng)會(huì)議效果。會(huì)議的組織做到:籌劃縝密、主持簡(jiǎn)潔、嚴(yán)格議程、準(zhǔn)時(shí)守紀(jì)、迅速務(wù)實(shí)。文案撰寫做到:準(zhǔn)確、充分、高效、求是。
3、編輯工作專業(yè)化:
一是組織選擇稿件專業(yè)化。每篇文章的選擇修改,從文章立意、標(biāo)題擬定到文字修改等都需要花一番功夫。文字的表達(dá)要言之有情、言之有物,對(duì)稿件內(nèi)容的選擇要審時(shí)度勢(shì),抓住“熱點(diǎn)”。二是要有敏捷的思維力,捕捉新聞要快。對(duì)公司的戰(zhàn)略部署和政策精神,及時(shí)進(jìn)行解讀宣傳,把握輿論導(dǎo)向;對(duì)員工關(guān)心的熱點(diǎn)開展討論,及時(shí)跟進(jìn);三是較強(qiáng)的組織指導(dǎo)力。應(yīng)時(shí)刻把握為經(jīng)營(yíng)服務(wù)的宗旨,經(jīng)常組織“戰(zhàn)役性”報(bào)道,適時(shí)開辦新欄目,制定宣傳方案、采訪策劃、組織報(bào)道等,同時(shí)要與通訊員密切聯(lián)系,幫助他們出主意想點(diǎn)子,指導(dǎo)具體的新聞采編。
4、車輛管理專業(yè)化:
在健全車輛管理制度(包括車輛安檢、維護(hù)、使用、監(jiān)督等方面)的前提下,確保車輛安全、行駛安全、滿足運(yùn)營(yíng)支撐。車、路、人等因素時(shí)刻影響車輛安全,在做好定期養(yǎng)護(hù)的同時(shí),要堅(jiān)持做到“三檢”,即出車前、行車中、收車后,檢查車輛各部件的安全,同時(shí)做好定期維護(hù)檢修;確保行駛安全,包括對(duì)駕駛員的管理考核和培訓(xùn)(安全技能、交通法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí))兩方面;滿足運(yùn)營(yíng)支撐。還要進(jìn)一步細(xì)化流程,強(qiáng)化管理員、司機(jī)的成本意識(shí),提高車輛利用效率。
5、外聯(lián)接待專業(yè)化:
辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序、客人滿意。一是認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備,在接到來(lái)訪者的通知或電話后,了解清楚來(lái)訪客人的身份、目的等,立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);二是考慮周到,提前安排,在掌握情況后,對(duì)接下來(lái)的接待工作進(jìn)行充分考慮,包括所需材料的準(zhǔn)備、會(huì)晤地點(diǎn)的確定、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等,并征求領(lǐng)導(dǎo)意見,按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)一步完善接待工作;三是熱情周到地做好接待中服務(wù),在具體接待工作中,要安排好迎接、會(huì)務(wù)、餐飲等工作,并注意搞好協(xié)調(diào)配合,使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng);四是及時(shí)做好接待后總結(jié),整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后,要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行總結(jié),找到存在的問(wèn)題或不足,對(duì)不足之處進(jìn)行彌補(bǔ)改進(jìn)。
(總經(jīng)理辦公室 田秀軍)