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巧用ABC工作分類法

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2024-03-25
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  日常工作中,各項事務紛至沓來,有的人能夠合理安排,各類工作井然有序;而有的人卻疲于應付,無法有效兼顧各類事務,往往顧此失彼。出現(xiàn)這種情況,歸根結底是不會統(tǒng)籌,抓不住工作重點,因此出現(xiàn)事倍功半的結果。那么,我們應該怎樣抓重點、會統(tǒng)籌呢?
      要巧用ABC工作分類法,達到重點工作不遺漏、基礎工作不沖突。時間管理理論里面有一個四要素法則,即把事情按照輕重緩急分為:重要緊急,重要不緊急,不重要緊急,不重要不緊急。ABC工作分類法,就是按照事情輕重緩急,分A/B/C三類。
      A類包括:重要緊急和重要不緊急事件;
      B類包括:計劃外的緊急事情(計劃內的緊急事情屬于A類);
      C類包括:不重要不緊急,卻又對我們產生干擾的事件。
      了解完什么是ABC工作分類法,具體事務中我們應該怎么操作呢?其實很簡單,針對ABC三類事件按順序進行處理,先做A,推遲B,記錄C。A類工作,屬于重點、緊急類工作,往往對工作業(yè)績帶來更大影響。因此,首先要集中精力解決A類工作,只有A類工作完成,才可以考慮B類工作。B類往往是突發(fā)的、非計劃的,雖然重要性不是最高的,但也需要我們認真對待。B類工作,受限于突發(fā)性,往往會受到各種客觀因素的影響,這個時候我們要做的是預留B類工作時長,合理確認和對待。最后,選擇合適時間,手頭時間空余時,集中力量處理C類工作。這種先重點后基礎的工作安排,才能夠合理統(tǒng)籌工作時間,達到效果和效率兼顧。
      以近期費用把控工作為例,企業(yè)日常經營中,存在差旅費、招待費、運輸費、宣傳費等各類費用,要想合理把控費用開支,就要善于運用ABC工作分類法,把各類費用按照費用重要性、金額大小、發(fā)生頻率等指標進行分類。比如:企業(yè)年度開支中差旅費、運輸費屬于發(fā)生金額重大、發(fā)生頻次較高費用,自然被歸類為A類;宣傳費、會務費等屬于突發(fā)性,即使金額很大、但頻次很低,將其歸為B類;日常零星采購之類的,屬于基礎性費用,將其歸類為C類。費用把控實務中,我們需要按順序,將A類費用作為費用管控的重點,通過費用分析、制度調整等手段合理控制A類費用發(fā)生;之后,在按照同樣手段對B類費用進行控制;以此類推,先重點后基礎,直至完成全部費用的把控。當然,每個企業(yè)不同,費用歸類自然有所不同,需要我們合理分析,區(qū)別分類和對待。
      哲學中強調,做事情要分清主次矛盾,事務中辯證看待主次矛盾的關系,不同發(fā)展階段要善于抓主要矛盾,同時要合理統(tǒng)籌主次矛盾的關系,達到有機統(tǒng)一。結合公司年度改革方案的要求,我們在日常工作中要善于注重點、會統(tǒng)籌,合理運用ABC工作分類法,先抓重點工作,同時要合理統(tǒng)籌重點和基礎工作,杜絕眉毛胡子一把抓,兩手抓、兩手都不硬的情況。
     (總經理辦公室 郭冬)